OCTUBRE. Lean Project Management: Procesos – Sprint planning meeting / Daily meeting

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Daily-meeting

En nuestra news del mes anterior explicábamos que vamos a gestionar los proyectos avanzando por ciclos: Releases y Sprints. Vimos también en qué consiste el Release Planning y como obteníamos el Release Backlog, que es la lista de tareas a realizar para cumplir con el Release.

Si bajamos al detalle dentro del Release, vemos que este lo dividimos en Sprints, que son los ciclos cortos que tenemos que completar para realizar el Release. Cada Sprint se encarga de varias de las tareas que componen el Release. Al final de cada Sprint volvemos a cuestionarnos la viabilidad del Release tal como está definido y nos planteamos la idoneidad de modificarlo o no para obtener el fin que perseguimos.

Recuerda: la innovación no es previsible, y por tanto tampoco es planificable a largo plazo. Tenemos que avanzar con pasos cortos y cuestionarnos constantemente dónde vamos y cómo seguimos avanzando.

Iniciaremos cada Sprint con un Sprint Planning, esta reunión tiene como objetivo:

  • Seleccionar las tareas del Release Backlog que vamos a realizar en las próximas semanas (entre 2 y 4 semanas).
  • Detallar estas tareas en tareas que sean gestionables por una persona.
  • La lista final de tareas conforma el Sprint backlog.
  • Cada miembro del Team debe elegir aquella tarea o tareas para las que está mejor posicionado, se estiman tiempos.
  • Si surgen discrepancias usamos el artefacto de Planning Poker para desencallar la situación y llegar a acuerdos.

Iniciamos nuestro Tablero Kanban con un post-it por cada tarea en la columna de salida.

Una vez iniciado el Sprint, incorporamos como herramienta de trabajo el Daily Meeting. Este encuentro diario ha de ser nuestra brújula y nuestra guía. Para ello seguimos un formato muy sencillo que debemos cumplir al pie de la letra:

  • Periodicidad: diaria.
  • Cuándo: a primera hora de la jornada laboral.
  • Duración: máximo 15 minutos (2’ máximo para cada miembro del team).
  • Asistentes: el team al completo y el product owner.
  • Todos de pie, espacio lo más vacío posible.

La dinámica del encuentro es que cada miembro del team ha de:

  • Informar de los avances del día anterior.
  • Informar de las tareas que va a acometer en este día.
  • Exponer si ha surgido algún impedimento o amenaza.

Esta reunión mínima comporta unos beneficios máximos: alinea a todo el equipo en el avance del Sprint, genera valiosas sinergias que nos permiten desencallar cualquier impedimento que amenace el devenir del sprint, tenemos al product owner implicado de lleno e informado de primera mano… ¿Alguien da más?

Gestión de Proyectos LEAN

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